Organizar una excursión escolar
¿Cómo organizar una excursión escolar paso a paso?
¿Cómo organizar una excursión escolar y qué tener en cuenta para planificar una actividad con el colegio? En esta guía práctica repasamos los aspectos clave que profesores y AMPAs deben valorar para organizar una excursión o viaje de fin de curso seguro, bien coordinado y sin imprevistos.
Checklist básica para organizar una salida con el colegio (lo imprescindible)
Antes de confirmar una excursión escolar, conviene revisar una serie de aspectos clave que influyen directamente en la seguridad, el presupuesto y la tranquilidad del centro educativo.
Autorizaciones y documentación
● Recoger con antelación las autorizaciones familiares firmadas.
● Comprobar que la actividad cumple la normativa interna del centro y la establecida por el organismo autonómico correspondiente.
● Verificar que la empresa cuenta con seguro de responsabilidad civil y seguro de accidentes específicos para actividades escolares.
Presupuesto estimado
● Calcular el coste por alumno, incluyendo actividad, transporte y posibles extras.
● Dejar claro qué está incluido y qué no en el precio final.
● Confirmar si el presupuesto puede ajustarse según el número de participantes o si existe un mínimo obligatorio.
Empresa organizadora
● Confirmar que la empresa tiene seguros en vigor y documentación actualizada.
● Valorar su experiencia trabajando con colegios y AMPAs.
● Revisar reseñas verificables o referencias reales de otros centros educativos.
Alumnado con necesidades especiales
● Informar desde el inicio si hay alumnos con TEA o necesidades educativas especiales. Preguntar si la empresa está preparada para adaptarse a estas situaciones y cómo lo hará.
Transporte
● Comprobar si tu colegio colabora con una empresa de autobuses habitual.
● Confirmar disponibilidad en la fecha prevista y horarios reales de desplazamiento.
● Calcular el coste aproximado del transporte por alumno. (ten en cuenta que el coste es por autobús, si lo llenas te saldrá más barato.)
Legalidad y responsabilidades
● Revisar los ratios alumno/adulto exigidos según la edad y el tipo de actividad. Normalmente en actividades de multiaventura o acuáticas el ratio es entre 1 /8 a 1/15, en actividades culturales dónde hay un guía suele ser un guía por clase.
● Confirmar la cobertura legal durante toda la excursión, incluidos desplazamientos.
Errores comunes al organizar una excursión escolar
● Dejar el transporte para el final El autobús no debería ser lo último en cerrarse. La disponibilidad, los horarios y el coste del desplazamiento condicionan toda la planificación. Si quieres una excursión en mayo y en junio los autobuses suelen estar llenos, además, los precios son dinámicos, por lo que es recomendable reservarlo con antelación.
● No contar con tiempos reales de desplazamiento No solo hay que calcular la duración del trayecto. También es importante tener en cuenta el tiempo necesario para subir y bajar al alumnado, posibles paradas y un margen extra ante retrasos. Ajustar bien los horarios evita prisas y situaciones de tensión innecesarias.
● No preguntar por adaptaciones para alumnado con necesidades especiales Comunicar desde el inicio si hay alumnos con TEA u otras necesidades específicas es fundamental. No todas las actividades ni espacios se adaptan igual, y anticiparlo permite preparar la excursión de forma inclusiva y segura para todo el grupo.
Aula Viajera: nuevo partner para la organización de excursiones y viajes escolares
Desde Asdon Aventura anunciamos una nueva colaboración con Aula Viajera para la organización de excursiones escolares y viajes de fin de curso. Esta alianza nace con el objetivo de facilitar a colegios y AMPAs una gestión más clara, segura y bien coordinada de sus salidas educativas.
Aula Viajera es una plataforma especializada que reúne a empresas de ocio y tiempo libre a nivel nacional, ofreciendo excursiones escolares, viajes educativos y campamentos de verano. Además, cuentan con un servicio de asesoramiento personalizado que ayuda a profesores y familias a encontrar opciones ajustadas a la edad del alumnado, las fechas y el presupuesto disponible.
A partir de ahora,Asdon Aventura, junto con nuestra agencia de viajes Viajeros SXXI, colaborará con Aula Viajera para ofrecer nuestras excursiones y viajes escolares dentro de su red de propuestas, garantizando una mejor coordinación entre la actividad, el transporte y la organización del viaje.
Caso real: viaje escolar organizado en el Alto Tajo
El viaje lo realizó un grupo de alumnos de 6.º de Primaria, con un total de 50 participantes, organizado directamente por las familias y sin profesorado acompañante. Se trataba de un viaje de fin de curso de tres días y dos noches, por lo que desde el inicio era clave que toda la logística estuviera bien cerrada.
La colaboración surgió cuando Aula Viajera contactó con nosotros para organizar este viaje escolar en el Alto Tajo. Desde el primer momento se encargaron de la gestión del transporte, coordinando la contratación de los autobuses y resolviendo las dudas logísticas directamente con las familias, mientras nosotros preparábamos la planificación de actividades y los horarios en el centro.
Durante la estancia, el grupo realizó distintas actividades en nuestro centro del Alto Tajo, como descenso en kayak por el río tajo, river tubing, barranquismo, tiro con arco y espeleología, todas adaptadas al grupo y al ritmo del viaje. La coordinación previa permitió ajustar bien los tiempos, evitar imprevistos y facilitar que tanto los alumnos como las familias disfrutaran de la experiencia con tranquilidad.